PROKRASTINATION

PROKRASTINATION ODER: ICH HABE SOLANGE EIN MOTIVATIONSPROBLEM BIS ICH EIN ZEITPROBLEM HABE

Annähernd zeitgleich mit dem Versand des aktuellen Newsletters trifft sich das Redaktionsteam, um die Folgeausgabe zu besprechen. Die Treffen finden  am späten Nachmittag statt, und alle sind aufgefordert, Themenvorschläge zur Diskussion mitzubringen. Sicherlich bereiten sich meine Kolleginnen und Kollegen intensiv auf jede Besprechung vor. Ich tue das selbstverständlich auch! Und zwar zehn Minuten vor Besprechungsbeginn. Vorher hat das laufende Tagesgeschäft es einfach nicht zugelassen. Nach der Themenfindung und der Aufgabenverteilung wird ein verbindlicher Zeitplan festgelegt. Es gibt eine Deadline, zu der jeder seine Beiträge an unsere Redaktionsleitung weiterzuleiten hat. Fast jeder. Aus Erfahrung weiß ich, dass die Kollegen, die den Satz und das Layout übernehmen, es auch noch meistern, wenn ich zwei Tage später liefere. Am Nachmittag – also in einer halben Stunde. Ich möchte es der Redaktionsleitung ersparen, mit mir um Minuten feilschen zu müssen.

Bei dem ständigen Aufschieben von Tätigkeiten, die im Grunde ohne Zeitdruck erledigt werden könnten, spricht man von Prokrastination. Das Wort leitet sich aus dem Lateinischen ab: von pro – »für« und cras – »morgen«. Wobei es zu unterscheiden gilt, ob »nur« getrödelt wird oder ob das Verschieben tatsächlich bereits krankhaft ist. Erst dann spricht man im eigentlichen Sinne von Prokrastination. Unliebsame Aufgaben auf die lange Bank zu schieben, das kennt wahrscheinlich jeder. Offiziell ist die Prokrastination noch nicht als Krankheitsbild in das Klassifikationssystem ICD-10 aufgenommen worden. Doch wenn man durch extremes Aufschieben gehäuft Probleme erlebt und dennoch an der Arbeitsweise nichts ändert, kann man dies pathologisch nennen. Denn zu den negativen Auswirkungen dieses Verhaltens können gesundheitliche Probleme
wie Unruhe, Schlafstörungen und Angstattacken zählen. Das permanente Druckgefühl, bedingt durch die Gedanken an die unerledigten Aufgaben, die im Kopf herumspuken, kann die Lebensfreude gefährlich einschränken.

ICD ist die Internationale statistische Klassifikation der Krankheiten und verwandter Gesundheitsprobleme der Weltgesundheitsorganisation
(WHO). Die international gültige und seit 2016 aktuelle Ausgabe ist die ICD-10. Zurzeit wird an einer Neufassung (ICD-11) gearbeitet, die in diesem Jahr verabschiedet werden soll.

Wahrscheinlich führt das Verschleppen von Arbeitsaufträgen bei den meisten von uns nicht in diesem Maße zu negativen Konsequenzen. Prokrastination darf nicht mit Faulheit gleichgesetzt werden. Ich kann auch nicht behaupten, dass ich während der »Aufschub-Phase« untätig bin. Im Gegenteil . Gerade jetzt bin ich sehr produktiv. Umsatzsteuererklärungen, das Erstellen von Statistiken, Rechnungsstellungen – all das, was zu meinem eigentlichen Tätigkeitsbereich gehört – wird nun mit leichter Hand erledigt. Sogar die Ablage ist tipptopp. Alles ist besser, als sich an die Schreibarbeit zu machen. Nebenbei lese ich Fachliteratur, die mir Kolleginnen und Kollegen empfohlen haben und plane die Wochenendgestaltung.

Der britische Historiker und Soziologe Cyril Northcote Parkinson definiert augenzwinkernd in dem nach ihm benannten »Parkinsonschen Gesetz«, dass sich Arbeit genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht. Es hängt demnach nicht von dem Umfang der Arbeit ab, wann sie fertig wird, sondern von der Deadline. Und selbstverständlich ist das Finanzamt bei der Diskussion um die Verschiebung von Abgabeterminen weniger verhandlungsbereit als meine Redaktionskolleginnen und -kollegen. Bedeutet das, wir sollten uns immer möglichst knappe Abgabetermine  setzen? Wohl kaum. Denn unter permanenten Druck zu arbeiten, kann nicht das Ziel sein.

Was also hilft bei »Aufschieberitis«? Mehr Selbstdisziplin! Das scheint der erste Ansatzpunkt zu sein. Doch wenn wir uns mit purer Selbstbeherrschung in das reine Abarbeiten stürzen, hinterfragen wir sinnloses Tun nicht mehr. So gesehen kann eine Zeit der Sammlung vor Projektstart sogar sinnvoll sein, ehe wir die Ärmel hochkrempeln und loslegen. Denn wir machen uns Gedanken darüber, wie wir das Thema angehen wollen und welche Herangehensweise sinnvoll erscheint.

Um Projekte erfolgreich und ohne Druck abzuschließen, ist richtiges Zeitmanagement notwendig.

Darüber hinaus ist es nicht immer leicht, den tatsächlichen Zeitaufwand abzuschätzen. Wir vertun uns hierbei leicht. Nicht nur bei dem Umfang der Aufgabe, sondern auch bei der Einschätzung der uns zur Verfügung stehenden Zeit. Oder sind Sie nicht davon überzeugt, dass die nächste Woche bestimmt entspannter sein wird als die laufende?

Schon zu Beginn eines großen Projekts kann die schiere Größe des vor uns liegenden Berges lähmend sein. Der Abgabetermin liegt zwar in weiter Ferne, aber wo soll man anfangen? Setzen Sie sich Meilensteine mit Zwischen-Deadlines. Das Teilen der Gesamtaufgabe in einzelne Portionen lässt das Gesamtwerk machbar erscheinen.

Aktuell wird das Modell der Arbeitszeitrestriktion als die erfolgreichste Methode angesehen. Hierbei wird paradoxerweise die Arbeitszeit verknappt. Dem Gedanken »Diese Mammutaufgabe schaffe ich nie in der vorgegebenen Zeit« wird entgegengesetzt: »Täglich stehen dir für die Erledigung nicht mehr als zweimal eine Stunde zur Verfügung«. Dieses Arbeitsfenster muss zu Beginn strikt eingehalten werden. Man möchte stöhnen: »Das schaffe ich so nie!« und plötzlich dreht sich die Wertigkeit und Einstellung der Aufgabe gegenüber. Die zur Verfügung stehenden Zeitintervalle werden nun effizient genutzt und dürfen erst dann ausgeweitet werden, wenn die Vorgabe streng eingehalten wurde.

So, mein Beitrag für den Newsletter ist nun fertiggestellt – höchste Zeit, das kommende Wochenende zu planen! Und übrigens, eigentlich sollte dieser Beitrag bereits in der Januar-Ausgabe unseres Newsletters erscheinen …


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